Qual è il giorno / ora migliore per tenere una riunione settimanale del team per un progetto? Ci sono stati studi?

È un’ottima domanda e voglio salutare qualsiasi project manager che sia realmente preoccupato per tali sottigliezze.

Bene, la domanda in effetti conta molto!

La risposta breve: da qualche parte nel mezzo della settimana (mar – mer) funziona meglio.

Ora la lunga risposta.

Esistono diversi fattori da tenere in considerazione durante la pianificazione delle riunioni regolari del team:

  • Tempo per la preparazione: tu e il tuo team dovreste avere abbastanza tempo per prepararvi alla riunione.
  • Conflitti con altri incontri: ovviamente, devi considerare cos’altro c’è nel calendario.
  • Ordine del giorno: avrai abbastanza argomenti di cui parlare?
  • Tempo di agire: da quanto discusso nella riunione del team, si desidera implementare immediatamente le azioni e vedere i primi risultati nella stessa settimana (ecco perché il venerdì fa male alle riunioni).
  • Stato fisico: la mia squadra sarà mentalmente vigile al momento della riunione o si addormenterà?

Diamo un’occhiata ad ogni punto in modo più dettagliato:

# 1: TEMPO PER LA PREPARAZIONE:

  • Ci dovrebbe essere abbastanza tempo per la tua squadra e te stesso per preparare l’incontro. Detto questo, tenere una riunione lunedì mattina non sarebbe una buona idea.
  • Le persone dovrebbero ricevere almeno 2 ore per preparare e raccogliere argomenti prima della riunione.
  • Anche tu come project manager hai bisogno di almeno un’ora per raccogliere input dal tuo team, impostare l’agenda e preparare le diapositive (se necessario).

# 2: INCONTRI PARALLELI:

  • Per evitare conflitti, il modo più semplice è chiedere alla tua squadra il giorno che preferisce, se stai pensando di andare per lo stesso giorno ogni settimana.
  • Un’altra opzione sarebbe quella di chiedere al tuo team di compilare una panoramica della disponibilità . Questo è sempre stato molto utile nei miei progetti. Chiedo a tutti i membri del team di contrassegnare le date in cui non sono disponibili. Quindi sono in grado di trovare fasce orarie in cui la maggior parte della mia squadra è disponibile.

    Dai un’occhiata al modello di panoramica delle assenze (Excel).

3: AGENDA:

  • Vuoi avere abbastanza argomenti di cui parlare . Ancora una volta questo è un motivo per cui il lunedì mattina non è l’ideale. Le persone sono appena tornate dal fine settimana e sono impegnate a leggere la posta, come altri hanno scritto nella loro risposta.

# 4: TEMPO DI AZIONE:

  • Una volta terminata una riunione del team, si desidera vedere un’azione immediata .
  • Pertanto è bene pianificare riunioni il martedì o il mercoledì , in quanto darà a te e al tuo team abbastanza tempo nel resto della settimana per trasformare le decisioni in azioni.

# 5: STATO FISICO e TEMPO:

  • Troppo presto non va bene, perché le persone saranno stanche (8:00). Pertanto, non iniziare prima delle 9:00, meglio iniziare alle 10:00.
  • Anche chiudere troppo prima dell’ora di pranzo non è buono. Le persone hanno fame e penseranno alla loro bistecca anziché al loro lavoro 🙂
  • Il mio orario preferito è qualcosa come le 14:00 di martedì o mercoledì. Non si scontrerà con la pausa pranzo e nel pomeriggio c’è abbastanza tempo per agire.

Prova quello che funziona meglio. Puoi sempre riprogrammare i tuoi incontri!

Ho provato venerdì, lunedì e martedì come giorni della riunione di stato settimanale nella mia carriera.
Il venerdì è il giorno meno efficace in quanto la maggior parte delle persone pianificherà per il fine settimana e la maggior parte delle criticità concordate durante l’incontro è solo un lancio!
Lunedì, inoltre, non è preferibile poiché i membri del team si sistemeranno e lavoreranno attraverso le proprie liste di cose da fare, quindi sarà difficile riunire le persone e inoltre non saranno in grado di fornire aggiornamenti / feedback poiché le loro menti sono occupate .
Ora, martedì sembra essere il giorno ideale della settimana per l’incontro settimanale del PM, poiché la disponibilità dei membri del team sarà piena forza sia fisicamente che mentalmente ed efficacemente avrai 3-4 giorni per agire su problemi di bruciore.

Pertanto, il giorno più efficace per la riunione di revisione settimanale del progetto sarebbe martedì.

Ciao

Questa è una domanda interessante e come per la maggior parte delle cose nella gestione del progetto, dipende.

Per i gruppi di lavoro del progetto, quindi, il martedì e il giovedì sono probabilmente migliori, poiché di solito c’è molta attività in corso e ciò consente al responsabile del progetto e al team di fare un bilancio, ottenere aggiornamenti e quindi essere in grado di concentrarsi sugli elementi da affrontare.

Tuttavia, quando sei responsabile di guidare un team di project manager e change manager che gestiscono più progetti, ho scoperto che lunedì a mezzogiorno o nel primo pomeriggio è opitmal.

Il motivo è che mi consente di recuperare eventuali email dalla direzione durante il fine settimana e quindi di determinare le priorità della settimana.

Quindi utilizzo l’incontro per garantire che tutti i membri del team comprendano i messaggi chiave che arrivano dal senior management, dalle mie priorità, dai risultati chiave dovuti, dalla condivisione delle informazioni tra i team, ecc.

Ho lavorato per diverse organizzazioni globali con team globali e ho provato durante la settimana e il venerdì pomeriggio come un arrotondamento alla settimana. Tuttavia, ho trovato Lunedi essere ottimale per fornire risultati.

Ciò che aiuta è che mi permette di avere 1: 1 con i project manager durante la settimana, permettendomi di controllare i progressi rispetto alle priorità.

Su un punto correlato, ho scritto il seguente post su come fermare i tuoi incontri soffrendo di errori sciocchi. Questo può essere utile insieme alle altre risposte a questa domanda.

Le riunioni del tuo progetto soffrono a causa di questi sciocchi errori? – PM Majik

Cordiali saluti

PM Majik

Utilizziamo un sistema di calendario di Exchange a livello aziendale attraverso i nostri client Outlook. Sfortunatamente, dopo aver studiato i bioritmi e il morale dei membri del team; confrontando questo con le carte stellari e le tavole di marea, si riduce a questo:

Il momento migliore per tenere una riunione del team è quando Outlook mi dice che tutti i membri del team hanno 30–60 minuti gratuiti e che è disponibile una sala conferenze!

A parte questo, lo facciamo semplicemente funzionare …

-Clint

Se la riunione settimanale della squadra non si traduce in risultati tangibili e utili, il giorno / ora migliori per averlo non è “affatto”. Altrimenti, supponendo che tu abbia un incontro che non è solo una perdita del tempo di tutti, giovedì 16:00 è abbastanza buono. È tutto finito entro le 17:00 e hai tutte le informazioni sullo stato di avanzamento necessarie per aggiornare il piano e rilasciare il nuovo piano venerdì mattina per la prossima settimana.

Nella mia esperienza, le riunioni del lunedì (all’inizio della settimana) sono essenziali.

Dopo il fine settimana, il senso o l’urgenza devono essere ristabiliti. Vuoi assicurarti che tutti abbiano il compito giusto e vuoi far sapere a tutti quali sono gli obiettivi di questa settimana.

Inoltre, se qualcuno ha problemi con il proprio lavoro, è quello di ascoltare il prima possibile e cercare di trovare delle risposte.

Ogni settimana è una nuova battaglia, trattala come una.